Hard- und Software für Öffentlichkeitsarbeit

Eine moderne Agentur für Öffentlichkeitsarbeit setzt verschiedene Hard- und Software ein, um effektiv arbeiten zu können. Das wichtigste Mittel dafür ist heute der Computer. Auf ihm werden mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms Texte verfasst und ansprechend formatiert. Mit einer Software zur Fotobearbeitung werden Bilder aufbearbeitet, die danach entweder in den Text eingefügt, oder als Anhang verschickt werden. Sind aufwendigere Layoutarbeiten zu erledigen, um beispielsweise ein Informationsblatt zu erstellen, hilft eine Desktop-Publishing Software beim Setzen. Ist das Dokument fertig, wird es eventuell in eine PDF-Datei umgewandelt. Solche Dateien sind in der Regel kleiner als die Quelldatei und helfen so dabei Speicherplatz zu sparen. Zudem kann man natürlich nicht erwarten, dass der Empfänger die gleiche Software benutzt wie der Versender einer Datei. Da Leseprogramme für PDF Dateien kostenlos erhältlich sind, hat es sich etabliert alle möglichen Dateiformate nach PDF zu konvertieren, da man davon ausgehen kann, dass der Empfänger eine solche Datei auch öffnen kann. Mitteilungen verschickt eine Agentur für Öffentlichkeitsarbeit dann nicht mehr per Fax, sondern hauptsächlich mit einem Email Programm. Neben Computern – egal ob als Desktop oder als mobile Geräte – sind in einer Agentur für Öffentlichkeitsarbeit noch hochwertige Drucker zu finden und Telefonsysteme erleichtern die Kommunikation mit den Kunden. Die Daten der Kunden und Ansprechpartner werden oft in einer CRM Software gespeichert. Dabei speichert das CRM System nicht nur Name, Adresse und Telefonnummer von Ansprechpartnern, sondern kann noch sehr viel mehr. So kann es beispielsweise Einträge nach Branchen gliedern. Auf diese Weise ist es möglich Pressemitteilungen einer Chemiefirma nur an Adressaten zu versenden, die an diesen Informationen auch wirklich Interesse haben. Zudem kann eine CRM Software auch Prozesse anstoßen, also beispielsweise Angebote an Kunden verschicken, die schon länger keine Aufträge mehr vergeben haben. Oder man holt nach einem bestimmten Zeitraum Feedback zu einem erledigten Auftrag ein.

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